Software de porta e lista de convidados para clubes
A lista de convidados inteira da noite, no celular que você tem na mão. Leia um bilhete, confirme uma reserva, mude um cliente de mesa e encontre qualquer pessoa por nome ou telefone — de pé na entrada.
A lista da noite
- Cada pedido vindo da sua página de reservas cai em uma única lista marcada como Novo, com o nome do cliente, telefone, e-mail, número de pessoas, a noite escolhida e qualquer observação deixada. As reservas que a sua equipe pega por telefone, ou lança pelo mapa do salão, caem na mesma lista.
- Filtre por uma noite com os botões de evento e quatro contadores acompanham o filtro: pedidos no total, novos e não lidos, confirmados, e clientes no total.
- Coloque uma reserva em Confirmada, Contatada, Lista de espera, Recusada ou Cancelada pelo menu da linha, ou marque várias linhas e mude todas de uma vez. Confirmar envia o bilhete por e-mail ao cliente; recusar ou cancelar libera a mesa e o bilhete deixa de funcionar na porta.
- A busca encontra por nome, telefone, e-mail, mesa e evento, então um sobrenome ou os últimos dígitos de um número bastam. As observações aparecem sob o nome do cliente, para o turno seguinte ler sem abrir nada. “Exportar CSV” baixa a noite inteira, e “Folha de porta” no mapa do salão imprime em papel, com uma caixinha para marcar cada chegada.
Na porta
A equipe de porta entra em qualquer celular e cai direto na tela de entrada. Ela abre no evento desta noite com uma contagem ao vivo de quantos clientes já entraram, e uma etiqueta no canto diz Online ou Offline, porque cada leitura é conferida na sua lista ao vivo.
Aponte a câmera para o código QR do cliente, na tela dele ou impresso. O cartão aparece — nome, número de pessoas, mesa, entradas gratuitas, valor do voucher e se pagou online — e um toque em “Admitir” deixa a pessoa entrar. Depois, “Mudar de mesa” a coloca em outro lugar: a mesa livre mais próxima, ou uma que você escolhe entre as livres com seus lugares.
O resultado enche a tela em cor, com um símbolo e palavras: admitido, já dentro neste aparelho, já admitido em outro aparelho, não confirmado, revogado ou inválido. O resultado âmbar “outro aparelho” espera alguém reconhecê-lo; os outros somem sozinhos e a câmera volta em poucos segundos. Cada leitura fica registrada, inclusive as recusas.
Abaixo do leitor, “Clientes esperados” lista todos os que têm bilhete para hoje com número de pessoas e mesa, e marca quem já entrou. A lista se atualiza sozinha quando outro aparelho admite alguém. Se a câmera não der para usar — não existe, ou você usa um leitor de mão que digita códigos — cole o código em “Entrada manual” e admita por ali.
Bilhetes, sua equipe e mais de uma casa
Confirmar uma reserva envia o bilhete por e-mail ao cliente: um código QR e um link para uma página do bilhete que mostra sempre os dados atuais, então uma troca de mesa às 23:40 já está no celular dele. “Reenviar bilhete” no menu da linha manda o mesmo de novo. Um bilhete deixa de funcionar quando a reserva é cancelada ou recusada, depois de lido, e 8 horas após o início do evento.
Dê a cada pessoa da entrada o seu próprio acesso: Equipe, o e-mail dela, função definida como Porta. Um acesso de porta vê as ferramentas de admissão e nada mais — sem lista de reservas, sem eventos, sem configurações — e o cartão do cliente nunca mostra telefone, e-mail ou a observação escrita pela sua equipe.
O registro de atividade guarda as 200 ações mais recentes com a hora, o e-mail de quem fez, o que foi feito e em quê. As admissões feitas na porta também estão ali, então “quem deixou aquele cliente entrar, e quando” tem resposta.
Cada casa que você toca é o seu próprio painel, no seu próprio endereço web, com a sua marca e a sua lista de clientes. Um acesso pertence a uma casa — o mesmo e-mail pode ter um em cada casa que você toca — e a lista de uma casa nunca é alcançável do painel de outra.
O que ainda não faz
A entrada precisa de conexão: cada leitura é confirmada na sua lista ao vivo, então não há modo offline, e “Mudar de mesa” fica indisponível enquanto a tela diz Offline. Os bilhetes saem só por e-mail — um cliente que deixou apenas um telefone nunca recebe um e não pode ser lido, então deixe-o entrar pela lista de clientes esperados. A equipe de porta não pode criar uma reserva; quem chega sem uma é lançado por um admin em Reservas ou pelo mapa do salão. Há duas funções, Admin e Porta, sem nada entre elas, e depois da noite não existe relatório de presença além da contagem e do registro de atividade.
Guias passo a passo
Deixe a sua porta pronta
Convide a equipe de entrada em Equipe, defina a função como Porta, e ela já pode admitir o seu primeiro cliente na mesma noite.