Software per l’ingresso e la lista ospiti dei club
Tutta la lista ospiti della serata, sul telefono che hai in mano. Scansiona un biglietto, conferma una prenotazione, sposta un ospite a un altro tavolo e trova chiunque per nome o telefono — in piedi all’ingresso.
La lista ospiti della serata
- Ogni richiesta dalla tua pagina di prenotazione finisce in un’unica lista contrassegnata come Nuova, con nome dell’ospite, telefono, email, numero di persone, la serata scelta e la nota lasciata. Le prenotazioni che il tuo staff prende al telefono, o inserisce dalla pianta della sala, finiscono nella stessa lista.
- Filtra su una serata con i pulsanti degli eventi e quattro contatori seguono il filtro: richieste totali, nuove e non lette, confermate e ospiti in totale.
- Porta una prenotazione su Confermata, Contattata, In lista d’attesa, Rifiutata o Annullata dal menu della riga, oppure spunta più righe e cambiale tutte insieme. Confermare invia all’ospite il suo biglietto via email; rifiutare o annullare libera il tavolo e il biglietto smette di funzionare all’ingresso.
- La ricerca trova per nome dell’ospite, telefono, email, tavolo ed evento, quindi un cognome o le ultime cifre di un numero bastano. Le note compaiono sotto il nome dell’ospite, così il turno successivo le legge senza aprire nulla. “Esporta CSV” scarica l’intera serata, e “Foglio d’ingresso” nella pianta della sala la stampa su carta con una casella da spuntare per ogni arrivo.
All’ingresso
Lo staff all’ingresso accede da qualsiasi telefono e arriva dritto alla schermata di ingresso. Si apre sull’evento di stasera con un conteggio in tempo reale di quanti ospiti sono entrati, e un’etichetta nell’angolo dice Online oppure Offline, perché ogni scansione viene verificata sulla tua lista ospiti in tempo reale.
Punta la fotocamera sul codice QR dell’ospite, dallo schermo o da una stampa. Compare la sua scheda — nome, numero di persone, tavolo, ingressi gratuiti, importo del voucher e se ha pagato online — e un tocco su “Ammetti” lo fa entrare. Poi “Sposta tavolo” lo mette altrove: il tavolo libero più vicino, o uno che scegli tra i tavoli liberi con i loro posti.
Il risultato riempie lo schermo a colori, con un simbolo e delle parole: ammesso, già dentro su questo dispositivo, già ammesso su un altro dispositivo, non confermato, revocato o non valido. Il risultato ambra “altro dispositivo” aspetta che qualcuno lo confermi; gli altri spariscono da soli e la fotocamera si riarma in un paio di secondi. Ogni scansione viene registrata, rifiuti compresi.
Sotto lo scanner, “Ospiti attesi” elenca tutti quelli che hanno un biglietto per stasera con numero di persone e tavolo, e segna chi è già dentro. La lista si aggiorna da sola quando un altro dispositivo ammette qualcuno. Se la fotocamera non si può usare — non c’è, o usi un lettore a pistola che digita i codici — incolla il codice in “Inserimento manuale” e ammetti da lì.
Biglietti, il tuo staff e più di un locale
Confermare una prenotazione invia all’ospite il biglietto via email: un codice QR e un link a una pagina del biglietto che mostra sempre i dati attuali, così un cambio di tavolo alle 23:40 è già sul suo telefono. “Reinvia il biglietto” nel menu della riga manda lo stesso biglietto di nuovo. Un biglietto smette di funzionare quando la prenotazione viene annullata o rifiutata, una volta scansionato, e 8 ore dopo l’inizio dell’evento.
Dai a ogni persona all’ingresso il proprio accesso: Staff, la sua email, ruolo impostato su Ingresso. Un accesso da ingresso vede gli strumenti di ammissione e nient’altro — niente lista prenotazioni, niente eventi, niente impostazioni — e la scheda dell’ospite non mostra mai un numero di telefono, un’email o la nota scritta dal tuo staff.
Il registro attività conserva le 200 azioni più recenti con l’ora, l’email di chi le ha fatte, cosa è stato fatto e su cosa. Anche gli ingressi presi alla porta sono lì dentro, così “chi ha fatto entrare quell’ospite, e quando” ha una risposta.
Ogni locale che gestisci è un pannello a sé, al suo indirizzo web, con il suo marchio e la sua lista ospiti. Un accesso appartiene a un locale — la stessa email può averne uno in ciascun locale che gestisci — e la lista ospiti di un locale non è mai raggiungibile dal pannello di un altro.
Cosa non fa ancora
L’ingresso richiede una connessione: ogni scansione viene confermata sulla tua lista ospiti in tempo reale, quindi non c’è una modalità offline, e “Sposta tavolo” non è disponibile finché lo schermo dice Offline. I biglietti partono solo via email — un ospite che ha lasciato solo un numero di telefono non ne riceve mai uno e non può essere scansionato: fallo entrare dalla lista degli ospiti attesi. Lo staff all’ingresso non può creare una prenotazione; chi arriva senza viene inserito da un admin da Prenotazioni o dalla pianta della sala. Ci sono due ruoli, Admin e Ingresso, senza niente in mezzo, e dopo la serata non c’è un rapporto sulle presenze oltre al conteggio e al registro attività.
Guide passo passo
Prepara il tuo ingresso
Invita il personale all’ingresso da Staff, imposta il suo ruolo su Ingresso, e può far entrare il tuo primo ospite la sera stessa.