Logiciel d’entrée et de liste d’invités pour clubs
Toute la liste d’invités du soir, sur le téléphone que vous avez en main. Scannez un billet, confirmez une réservation, déplacez un client vers une autre table et retrouvez n’importe qui par nom ou par téléphone — debout à l’entrée.
La liste du soir
- Chaque demande venue de votre page de réservation arrive dans une seule liste, marquée Nouvelle, avec le nom du client, son téléphone, son e-mail, le nombre de personnes, la soirée choisie et la note qu’il a laissée. Les réservations que votre équipe prend par téléphone, ou saisit depuis le plan de salle, arrivent dans la même liste.
- Filtrez sur une soirée avec les boutons d’événement et quatre compteurs suivent le filtre : demandes au total, nouvelles et non lues, confirmées, et clients au total.
- Passez une réservation en Confirmée, Contactée, Liste d’attente, Refusée ou Annulée depuis le menu de la ligne, ou cochez plusieurs lignes et changez-les d’un coup. Confirmer envoie son billet au client par e-mail ; refuser ou annuler libère la table et le billet cesse de fonctionner à l’entrée.
- La recherche porte sur le nom, le téléphone, l’e-mail, la table et l’événement : un nom de famille ou les derniers chiffres d’un numéro suffisent. Les notes s’affichent sous le nom du client, pour que l’équipe suivante les lise sans rien ouvrir. « Exporter CSV » télécharge toute la soirée, et « Feuille d’entrée » dans le plan de salle l’imprime sur papier avec une case à cocher par arrivée.
À l’entrée
Le personnel d’entrée se connecte sur n’importe quel téléphone et arrive directement sur l’écran d’admission. Il s’ouvre sur l’événement du soir avec un compteur en direct du nombre de clients entrés, et une pastille dans le coin indique En ligne ou Hors ligne, car chaque scan est vérifié contre votre liste en direct.
Pointez la caméra sur le code QR du client, depuis son écran ou une impression. Sa fiche apparaît — nom, nombre de personnes, table, entrées gratuites, montant du bon et s’il a payé en ligne — et une touche sur « Admettre » le fait entrer. Ensuite, « Changer de table » le place ailleurs : la table libre la plus proche, ou une que vous choisissez parmi les tables libres avec leur nombre de places.
Le résultat remplit l’écran en couleur, avec un symbole et des mots : admis, déjà entré sur cet appareil, déjà admis sur un autre appareil, non confirmé, révoqué ou non valide. Le résultat orange « autre appareil » attend que quelqu’un l’acquitte ; les autres s’effacent seuls et la caméra se réarme en quelques secondes. Chaque scan est enregistré, refus compris.
Sous le scanner, « Clients attendus » liste tous ceux qui ont un billet pour ce soir avec leur nombre de personnes et leur table, et marque ceux qui sont déjà entrés. La liste se met à jour seule quand un autre appareil admet quelqu’un. Si la caméra ne peut pas servir — pas de caméra, ou une douchette qui tape les codes — collez le code dans « Saisie manuelle » et admettez depuis là.
Billets, votre équipe et plusieurs établissements
Confirmer une réservation envoie son billet au client par e-mail : un code QR et un lien vers une page de billet qui montre toujours les informations actuelles, si bien qu’un changement de table à 23h40 est déjà sur son téléphone. « Renvoyer le billet » dans le menu de la ligne renvoie le même. Un billet cesse de fonctionner quand la réservation est annulée ou refusée, une fois qu’il a été scanné, et 8 heures après le début de l’événement.
Donnez à chaque personne à l’entrée son propre accès : Équipe, son e-mail, rôle réglé sur Entrée. Un accès d’entrée voit les outils d’admission et rien d’autre — pas de liste de réservations, pas d’événements, pas de réglages — et la fiche client ne montre jamais un numéro de téléphone, un e-mail ni la note écrite par votre équipe.
Le journal d’activité conserve les 200 actions les plus récentes avec l’heure, l’e-mail de la personne qui les a faites, ce qui a été fait et sur quoi. Les admissions prises à l’entrée y figurent aussi, si bien que « qui a laissé entrer ce client, et quand » a une réponse.
Chaque établissement que vous exploitez est son propre panneau, à sa propre adresse web, avec sa marque et sa liste de clients. Un accès appartient à un établissement — la même adresse e-mail peut en avoir un dans chacun de vos établissements — et la liste d’un établissement n’est jamais atteignable depuis le panneau d’un autre.
Ce qu’il ne fait pas encore
L’admission exige une connexion : chaque scan est confirmé contre votre liste en direct, il n’y a donc pas de mode hors ligne, et « Changer de table » est indisponible tant que l’écran indique Hors ligne. Les billets partent uniquement par e-mail — un client qui n’a laissé qu’un numéro de téléphone n’en reçoit jamais et ne peut pas être scanné : faites-le entrer depuis la liste des clients attendus. Le personnel d’entrée ne peut pas créer de réservation ; un client sans réservation est saisi par un admin depuis Réservations ou le plan de salle. Il y a deux rôles, Admin et Entrée, rien entre les deux, et après la soirée il n’y a pas de rapport de fréquentation au-delà du compteur et du journal d’activité.
Guides pas à pas
Préparez votre entrée
Invitez votre personnel d’entrée sous Équipe, réglez son rôle sur Entrée, et il pourra faire entrer votre premier client le soir même.